Archiwizacja dokumentów – zasady

Przedsiębiorstwa miesięcznie tworzą wiele dokumentów związanych z prowadzoną działalnością oraz zatrudnianiem pracowników. Odpowiedni sposób przechowywania oraz archiwizacji pozwala usprawnić procesy i funkcjonowanie jednostki. Nieodłączonym elementem prowadzenia działalności gospodarczej jest zatem prawidłowa archiwizacja dokumentów.

Kategorie archiwalne

W zależności od wartości archiwalnej, archiwizacja dokumentacji dzieli się na następujące kategorie:

• kategoria A (dokumenty archiwalne), są to dokumenty przechowywane wieczyście i nadzór nad nimi sprawuje archiwum państwowe.
• kategoria B (dokumenty niearchiwalne), dokumenty podlegające wybrakowaniu po określonym prawnie czasie.

Archiwizowanie dokumentów księgowych oraz ksiąg podatkowych

Ordynacja podatkowa nakłada obowiązek prowadzenia oraz przechowywania ksiąg podatkowych, a także dokumentów z nimi związanych do czasu upłynięcia okresu przedawnienia zobowiązań podatkowych. Do wymienionych dokumentów zaliczają się przede wszystkich księgi przychodów i rozchodów (w przypadku opodatkowania na zasadach ogólnych oraz podatku liniowego) czy ewidencja przychodów (dla podmiotów opodatkowanych ryczałtem). Dodatkowo są to także:

• dowody księgowe,
• ewidencje np. środków trwałych,
• dokumentacja z inwentaryzacji,
• rejestry VAT.

Okres ich przechowywania jest ujednolicony i wynosi 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności.

Archiwizacja dokumentów dotyczących rozliczeń z ZUS

Kolejną istotna grupą dokumentów ze względu na archiwizowanie akt są kopie deklaracji składanych do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Zasady archiwizacji dokumentów zgłoszeniowych i rozliczeniowych z ZUS są uregulowane Ustawą o systemie ubezpieczeń społecznych. Zgodne z jej zapisami od 1 stycznia 2012 roku okres przechowywania deklaracji i dokumentów wynosi 5 lat, niezależenie od formy przekazania ich do danej jednostki (forma papierowa bądź elektroniczna).

Przechowywanie i archiwizacja dokumentów kadrowych

Archiwizacja dokumentów dotyczących spraw kadrowych wynikających ze stosunku pracy została uregulowana poprzez przepisy Kodeksu pracy. Pracodawca został zobowiązany do archiwizowania między innymi takich dokumentów jak:

• akta osobowe.
• lista płac,
• czy ewidencje czasu pracy.

Archiwizacja powinna odbywać się w bezpiecznych warunkach, które nie narażą dokumentów na uszkodzenie bądź zniszczenie. Zgodnie z ustawą o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych oraz ustawie o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, archiwizacja dokumentów powinna odbywać się przez 50 lat od ustania stosunku pracy u danego pracodawcy.