Jak odpowiednio i profesjonalnie zarchiwizować dokumentację?

Zasady i proces archiwizacji dokumentów niearchiwalnych określa Ustawa o Narodowym Zasobie Archiwalnym i Archiwach z 1983 roku oraz Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z 2011 roku. Oba akty prawne określają sposób postępowania z dokumentacją, procedury jej niszczenia, przechowywania i klasyfikacji. Archiwizacja dokumentacji powinna odbywać się według Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt.

Archiwizacja akt w firmie

Archiwizacja akt firmowych powinna odbywać się zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt stanowiącym załącznik do rozporządzenia z 2011 roku lub według indywidualnego tzw. strukturalnego rzeczowego wykazu akt. Archiwizacja dokumentówodbywa się według kategorii archiwalnej, która określa okres, w którym dokumentacja powinna być przechowywana. Archiwizacja akt firmowych czy innego rodzaju dokumentacji dzieli się na dwie główne kategorie – A i B. Dokumentacja kategorii A winna być przechowywana w archiwum firmowym przez 25 lat, a następnie przekazana do właściwego archiwum państwowego. Z kolei akta kategorii B zawsze mają w swojej kategorii określoną ilość lat, po której mogą one zostać zniszczone. Przykładowo: akta kategorii B5 można wybrakować po upływie 5 pełnych lat.

Archiwizacja dokumentacji niearchiwalnej i jej brakowanie 

Archiwizacja dokumentacji, jak również archiwizacja dokumentów księgowych czy archiwizacja akt medycznych wymaga sprawdzenia czy na przestrzeni lat nie zmieniła się kategoria archiwalna. Archiwizacja dokumentów firmowych takich jak np. teczki osobowe i płacowe pracowników od 2019 określa się kategorią B10, natomiast przedtem była to kategoria B50. Odpowiedzialna archiwizacja dokumentacji powinna brać pod uwagę, że niektórych akt nie powinno się niszczyć, nawet jeżeli nadana kategoria już na to pozwala.

Przed wybrakowaniem należy sprawdzić następujące elementy:

1. Sprawdzenie czy kategoria archiwalna pozwala na zniszczenie dokumentacji (kategoria A i B).
2. Uzyskanie zgody komórki wewnętrznej danego wydziału lub firmy.
3. Uzyskanie zgody odpowiedniego archiwum państwowego.
4. Odnalezienie profesjonalnej firmy niszczącej dokumentację.
5. Zadbanie o utworzenie protokołu zniszczenia oraz umowy o powierzeniu danych.

Jak dokonać brakowania dokumentacji? 

Osoby zajmujące się archiwizacją dokumentów firmowych przed przystąpieniem do zniszczenia powinny uzyskać zgodę archiwum państwowego na wybrakowanie, a następnie znaleźć odpowiednią firmę, która zniszczy akta w sposób bezpieczny i zgodny ze wszystkimi przepisami np. https://www.destroy.pl/archiwizacja-dokumentow/. Archiwizacja dokumentów to odpowiedzialność za dokumentację od momentu jej przyjęcia do archiwum, do chwili otrzymania zgody archiwum państwowego i protokołu zniszczenia.