Niszczenie dokumentów, a aktualne przepisy RODO
W dwudziestym pierwszym wieku zostało wprowadzone Rozporządzenie o ochronie danych osobowych, znane powszechnie jako tzw. RODO. Regulacja ta odnosi się do licznych kwestii związanych z funkcjonowaniem przedsiębiorstw. Jedną z nich jest kwestia niszczenia dokumentacji w taki sposób, by nie doprowadzić do wycieku wrażliwych danych. Niszczenie dokumentów a przepisy RODO — o czym trzeba pamiętać?
Niszczenie dokumentów — jakie są aktualne wymogi w tym zakresie?
Wspomniane Rozporządzenie o ochronie danych osobowych nie określa jasno sposobu, w jaki należy zorganizować niszczenie dokumentów. Czy taki stan rzeczy oznacza, że przedsiębiorcy mają pełną dowolność w zakresie postępowania ze zbędnymi danymi? Wręcz przeciwnie — ustawodawca wymaga, by cały proces został przeprowadzony z uwzględnieniem następujących kwestii:
- niszczenie akt powinno odbyć się w taki sposób, by odzyskanie zamieszczonych w nich informacji nie było możliwe,
- należy zachować szczególne środki bezpieczeństwa podczas procesu utylizacji dokumentów.
Czy RODO nakazuje, by dokumenty były niszczone samodzielnie przez przedsiębiorcę?
Czasem można spotkać się z opinią, zgodnie z którą przepisy RODO nakazują, by każdy przedsiębiorca zadbał we własnym zakresie o niszczenie dokumentów niezależnie od tego, czy chodzi o niszczenie dokumentacji medycznej, czy też sprawa dotyczy na przykład dokumentów finansowych. Tymczasem, rzeczywistość wygląda zupełnie inaczej. Jak najbardziej, możliwe jest skorzystanie z pomocy firmy specjalizującej się w niszczeniu akt firmowych. Dlaczego takie działanie to dobry pomysł?
Dlaczego profesjonalne niszczenie dokumentów przez zewnętrzną firmę to dobry pomysł?
Powodów takiego stanu rzeczy jest wiele. Przede wszystkim, powierzenie opisywanego zadania zewnętrznemu przedsiębiorcy to oszczędność czasu. Firma zewnętrzna zajmie się utylizacją dokumentów, a klient może w pełni skupić się na rozwijaniu prowadzonego biznesu.
Co jeszcze można zyskać dzięki powierzeniu zbędnej dokumentacji firmie zewnętrznej?
To jeszcze nie jedyna korzyść. Firmy świadczące usługi niszczenia dokumentów dysponują nowoczesnym sprzętem. Dzięki temu możliwe jest nie tylko niszczenie dokumentacji papierowej, ale także nośników CD/DVD, dyskietek, pendrive’ów itd.
Niszczenie dokumentów i dodatkowe usługi oferowane przez zewnętrzne firmy
Last but not least, przedsiębiorstwa zajmujące się utylizacją dokumentacji oferują także takie dodatkowe usługi jak na przykład odbiór materiałów z siedziby klienta. Jest to ważne udogodnienie, ponieważ przedsiębiorca nie musi martwić się o transport materiałów. Jednocześnie, cały proces jest organizowany w sposób bezpieczny dla przedsiębiorstwa zlecającego pracę. Jest to możliwe m.in. dzięki temu, że klient ma prawo do osobistego udziału w całym procesie.
Do firm, które zajmują się profesjonalnym świadczeniem tego typu usług, należy między innymi Rhenus Data. Atutem firmy jest m.in. doświadczenie oraz wykwalifikowana kadra specjalistów, którzy z zaangażowaniem podchodzą do powierzonych obowiązków.